Persoonsgegevens
Om verschillende bestuurlijke taken uit te kunnen voeren, verwerken we jouw persoonsgegevens. Deze dienstverleningen zijn meestal wettelijk bepaald. Andere verwerkingen zijn op basis van jouw toestemming of een onderlinge overeenkomst.
Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie geven over een natuurlijke persoon, zoals een naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer. De persoon wordt hiermee identificeerbaar. Als je bijvoorbeeld een vergunning, subsidie of een voorziening aanvraagt, dan verzamelen en bewaren we je gegevens.
Jouw gegevens worden op een zorgvuldige manier in overeenstemming met de geldende privacywetgeving verwerkt. Dit betekent dat wij bij verwerkingen zonder wettelijke opdracht van jouw persoonsgegevens, hiervoor jouw toestemming zullen vragen. Dit gaat dan bijvoorbeeld over het verwerken van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s, gebruik van contactgegevens voor nieuwsbrieven waarvoor je je inschrijft, gebruik van cookies op onze website.
We gebruiken je persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor je ze zelf hebt achtergelaten. Dat betekent dat als je bijvoorbeeld je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze gegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden of om je andere informatie toe te zenden, zoals het toesturen van bijvoorbeeld nieuwsbrieven.
Verwerken en bewaartermijnen
Het verwerken van persoonsgegevens omvat elke mogelijke bewerking van de persoonsgegevens zoals het verzamelen, opslaan, delen, registreren, gebruiken of bewaren ervan.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de ons aangeboden diensten. Daarnaast is het bewaren van gegevens verbonden aan wettelijke bewaartermijnen en verwijzen we naar bestaande archiefselectielijsten van het Rijksarchief en selectieregels van de Vlaamse Overheid.
De gegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard, indien ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor algemeen belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden. Deze verwerking is in overeenstemming met artikel 89 van de AVG.
Alle verwerkingen gebeuren door onze eigen medewerkers of door bedrijven die gegevens verwerken in onze opdracht. Onze medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim en ondertekenen een deontologische code.
Uitwisseling met derden
We verstrekken enkel gegevens aan derden, indien dit nodig is voor de uitvoering van onze onderlinge overeenkomst of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting (van wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden).
Met bedrijven die gegevens verwerken in onze opdracht (bijvoorbeeld een HR-bureau, IT-leveranciers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens. De leveranciers zijn aldus gehouden aan dezelfde beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op het bestuur. Gemeente en OCMW Dentergem blijven op die manier zelf verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Persoonsgegevens worden in geen geval verkocht aan derden.
Persoonsgegevens worden hoofdzakelijk binnen de Europese unie bewaard en verwerkt. Het bestuur zal ook zo veel mogelijk enkel IT-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn. Als er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de Europese Unie, kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie. Dit gebeurt enkel indien de leveranciers van deze toepassingen voldoende waarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese Algemene Verordening voor Gegevensbescherming, en als zij zich in de zogenaamd veilige landen bevinden.
Beveiliging
Je mag verwachten dat onze medewerkers zorgvuldig omgaan met je gegevens. We nemen passende technische, organisatorische en fysieke maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijziging of welke andere onwettelijke vorm van verwerking dan ook, tegen te gaan.
Het bestuur beschikt over een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid en informatieveiligheidsplan om de veiligheid van de gegevens te bewaken. Als je zou merken dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zouden zijn van misbruik, neem dan contact op via archief@dentergem.be.
Jouw rechten
Inzage
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast mag je ook jouw toestemming voor de gegevensverwerking intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook bestaat er het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Verbeteren
Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die het lokaal bestuur heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kan dan vragen om die gegevens te verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
Verwijderen
Je kan vragen om gegevens die we over jou bijhouden te verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten en dit niet in strijd is met de archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden.
Toestemming intrekken
Als de gegevensverwerking gebeurt op basis van een door jou gegeven toestemming of op basis van een eerder gesloten overeenkomst, heb je altijd het recht om deze toestemming in te trekken.
Gegevensoverdraagbaarheid
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij beschikken aan jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Bezwaar maken
Naast het recht op inzage, verbetering of verwijdering van jouw persoonsgegevens, heb je ook het recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit kan echter alleen worden ingewilligd als het gaat om een verwerking op basis van een eerder gegeven toestemming of afgesloten overeenkomst. Dit geldt niet voor een verwerking op basis van wettelijke of gerechtvaardigde gronden.
Als je een van bovenstaande rechten wil uitoefenen, kan je met ons schriftelijk contact opnemen via archief@dentergem.be of een brief sturen naar Gemeente Dentergem, Kerkstraat 1, 8720 Dentergem.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, zullen we contact opnemen om jouw identiteit te bewijzen. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen vier weken, schriftelijk op het verzoek.
Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken kan die termijn zo nodig nog eens met 2 maanden verlengd worden. Het bestuur stelt je binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging. Het verstrekken van deze informatie gebeurt kosteloos. Wanneer verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag het bestuur een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten of weigeren gevolg te geven aan het verzoek.
Meer info over de privacyverklaring
Het lokaal bestuur kan deze privacyverklaring aanpassen als dat nodig is voor onze dienstverlening of vanwege de wetgeving.
De meest recente versie van onze privacyverklaring vind je altijd op deze website.
Gemeente Dentergem heeft een dpo aangesteld. Als je vragen of opmerkingen hebt over ons privacybeleid of jouw rechten wenst uit te oefenen, kan je ons contacteren op archief@dentergem.be of Gemeente Dentergem, Kerkstraat 1, 8720 Dentergem. Geef steeds jouw vraag zo specifiek mogelijk door zodat we ze concreet en correct kunnen behandelen.
Wens je nog meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van het bestuur? Surf dan naar de site van de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit Je kan ook daar een klacht indienen.